Neue Standards für QR-Rechnungen: Was sich im November 2025 ändert

Einleitung

Am 21. November 2025 tritt eine zentrale Änderung im Schweizer Zahlungsverkehr in Kraft: Die Implementation Guidelines für QR-Rechnungen werden von Version 2.2 auf Version 2.3 umgestellt. Mit der neuen Vorgabe ändern sich die Anforderungen an die Adressangaben in der QR-Rechnung – doch was bedeutet das konkret für Rechnungssteller in der Schweiz?

Was ist eigentlich eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist seit 2020 der Schweizer Standard für elektronische Rechnungen. Sie ersetzt schrittweise die alten Einzahlungsscheine und vereinfach den Zahlungsverkehr. Der zentrale Bestandteil ist der Swiss QR Code, der alle relevanten Zahlungsinformationen enthält – vom Zahlungsempfänger über den Betrag bis hin zu den Adressangaben.

Wer ist betroffen?

Kunden, die Zahlungsaufträge oder QR-Rechnungen mit eigener Buchhaltungssoftware erstellen und versenden, müssen sicherstellen, dass Ihre Software gemäß den neuen Marktanforderungen aktualisiert wird.

• Unternehmen und Kanzleien in der Schweiz, die QR-Rechnungen ausstellen
• Zahlungsempfänger (Creditor), deren Adressdaten im QR-Code erscheinen
• Schuldner (Ultimate Debtor), deren Anhaben für die Zahlungsabwicklung hinterlegt sind
• Softwareanbieter und Dienstleister, die Rechnungen mit QR-Bills verarbeiten

Sie sind nur dann konkret betroffen und müssen handeln, wenn Sie bislang eine „kombinierte“ Adresse (hybride/semi-strukturierte Adresse) nutzen. Dabei werden anstelle der Felder „Straße, Hausnummer, PLZ und Ort“ nur die Adresszeilen 1 und 2 genutzt. In diesem Fall müssen Sie zwingend auf die vollständig strukturierte Adresse umstellen.

Was ändert sich?

• Unstrukturierte Adressen (Typ „K“) sind nicht mehr erlaubt: Stattdessen strukturierte Adressen (Typ „S“) à sowohl Adresse des Rechnungsstellers als auch die des Rechnungsempfängers muss in einzelne Teile gegliedert sein
• Aufteilung im QR-Code: Jede Adresskomponente muss in einem separaten Feld hinterlegt werden

Pflichtfelder: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land

• Einführung zusätzlicher Umlaute und Sonderzeichen: Erleichtert die korrekte Abbildung von Namen und Adressen.

Wann ändert es sich?

Stichtag: 21 November 2025 – ab diesem Datum gilt der neue Standard.

Übergangsfrist: Banken garantieren die Verarbeitung von QR-Bills mit unstrukturierten oder unvollständigen Adressen bis Ende September 2026

Danach: Rechnungen mit falschen Adressen können zurückgewiesen werden

Welche Vorteile bringt die Änderung mit sich?

• Rechtssicherheit: Rechnungen entsprechen dem gültigen Standard.
• Zahlungssicherheit: Keine Rückweisungen durch Banken wegen falscher Adressen.
• Effizienz: Weniger manueller Aufwand durch klare und einheitliche Adressstruktur.
• Zukunftssicherheit: Alle Systeme im Schweizer Zahlungsverkehr arbeiten mit denselben Standards.

Was müssen Sie beachten?

• Adressdaten prüfen und vervollständigen: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land müssen vollständig hinterlegt sein.
• Rechnungssoftware aktualisieren: Nur Software, die Version 2.3 unterstütz, sollte QR-Bills erzeugen
• Mandanten informieren: Bei Bedarf neue QR-Rechnungen bereitstellen, insbesondere wenn bisher unstrukturierte Adressen verwendet wurden.
• Testläufe durchführen: Simulationen helfen, sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt verarbeitet werden.

Fazit

Die QR-Rechnung bleibt das Rückgrat des Schweizer Zahlungsverkehrs – mit Version 2.3 jedoch in einer strikteren Form. Ab dem 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen zulässig. Wer rechtzeitig Stammdaten aktualisiert, Rechnungssoftware anpasst und neue QR-Bills bereitstellt, profitiert von reibungsloser Zahlungsabwicklung, rechtssicheren Rechnungen und weniger manuellem Aufwand. Für Kanzleien und Unternehmen ist die frühzeitige Umstellung daher essenziell, um problemlos im Schweizer Zahlungsverkehr zu arbeiten.