Mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr für Kanzleien & Rechtsabteilungen - Verification of Payee (VoP)

Einleitung

2025 wird zum Meilenstein im digitalen Finanz- und Rechtswesen: Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland (seit Januar 2025), der verpflichtenden Verification of Payee (VoP)-Regelung (ab Oktober 2025) und den neuen QR-Rechnungsstandards in der Schweiz (ab November 2025) verändern sich die Spielregeln im Zahlungsverkehr grundlegend. Das bedeutet einerseits höhere Sicherheitsstandards, andererseits mehr organisatorische Anforderungen. Mit den richtigen Legal-Tech-Lösungen lassen sich die regulatorischen Vorgaben nicht nur erfüllen, sondern in effiziente, zukunftssichere Workflows verwandeln. 

Was ist VoP und was ändert sich ab Oktober 2025? 

Verification of Payee (VoP) – die Empfängerüberprüfung – ist ein Sicherheitsverfahren, bei dem Banken automatisch durch Abgleich von Empfängernamen und IBAN prüfen, ob der angegebene Empfängername mit dem Kontoinhaber der IBAN übereinstimmt. Ab dem 9. Oktober 2025 wird dieser Abgleich für alle SEPA-Überweisungen verpflichtend. Diese Vorgabe betrifft sämtliche Teilnehmer im SEPA-Zahlungsverkehr – von privaten Verbrauchern über Unternehmen bis hin zu Kanzleien und Rechtsabteilungen. Grundlage dafür ist die EU-Verordnung 2024/886 (Instant Payments Regulation), die das European Payment Council (EPC)-Regelwerk um verbindliche Vorgaben erweitert. Die Rückmeldungen erfolgen in einem klaren Ampelsystem: 

• Exact Match (Grün): Name und IBAN stimmen überein; Zahlung wird ausgeführt. 

• Close Match (Gelb): leichte Abweichungen – Zahler wird gewarnt und sieht den korrekten Namen. 

• No Match (Rot): deutliche Abweichungen – die Zahlung wird blockiert oder muss manuell bestätigt werden. 

• Keine Rückmeldung (Grau): technische Nichterreichbarkeit der Prüfung. 

Bei Abweichungen erhalten Zahlende eine direkte Warnung und müssen aktiv entscheiden, ob sie die Überweisung dennoch ausführen möchten. 

Warum ist VoP für Kanzleien besonders relevant? 

Gerade Insolvenzverwalter und Kanzleien, die häufig Massenzahlungen durchführen, profitieren von der Empfängerüberprüfung. Fehlüberweisungen oder Betrugsversuche werden durch den Namensabgleich frühzeitig erkannt und verhindert, bevor sie Schaden anrichten. So wird nicht nur die Insolvenzmasse geschützt, sondern auch das persönliche Haftungsrisiko reduziert. Auch Rechtsabteilungen und Unternehmensjuristen gewinnen ein starkes Sicherheitsnetz, da gefälschte Rechnungen erheblich an Wirkung verlieren und Unstimmigkeiten sofort aufgedeckt werden. Damit wird eine bisherige Lücke geschlossen, denn bislang verließen sich SEPA-Überweisungen allein auf die IBAN. Lastschriften sind allerdings von dieser Regelung ausgenommen. 

Synergie mit der E-Rechnungspflicht 

Ein zentraler Baustein ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung) gestellt werden. Diese standardisierten Daten liefern die perfekte Grundlage: Empfängername, IBAN und Betrag liegen einheitlich vor. Damit ergänzen sich die beiden Maßnahmen optimal: 

• E-Rechnungen schaffen die saubere Datenbasis. 

• VoP prüft diese Daten unmittelbar im Zahlungsprozess. 

Für Kanzleien bedeutet das: weniger manuelle Korrekturen, weniger Risiko und ein durchgängiger digitaler Workflow von der Rechnung bis zur sicheren Überweisung. 

Herausforderungen bei der Umsetzung 

So vielversprechend VoP auch ist, erfordert die Einführung gezielte Vorbereitung: 

• Systemintegration: Kanzlei- und Finanzsoftware müssen VoP-fähig sein. Besonders im Massenzahlungsverkehr ändern sich die Abläufe: Zahlungsdateien brauchen neue Indikatoren für VoP-Checks, und der Freigabeprozess erhält einen zusätzlichen Schritt. Teilausführungen sind ausgeschlossen – ganze Dateien müssen autorisiert oder abgelehnt werden. 

• Datenqualität: Nur gepflegte Stammdaten verhindern unnötige Warnungen. Hier zahlt sich die E-Rechnungspflicht aus, da strukturierte Rechnungsdaten die Basisqualität erhöhen. Kanzleien sollten Mandanten und Geschäftspartner schon jetzt auf die korrekte Schreibweise ihrer Empfängerdaten hinweisen (z. B. Handelsregistername oder offizieller „Commercial Name“). Zudem müssen Zahlungsempfänger darauf achten, dass ihre angegebenen Kontodaten (Name und IBAN) einheitlich und korrekt sind, um Zahlungsabbrüche zu vermeiden. 

• Schulung & Prozesse: Mitarbeitende müssen lernen, Rückmeldungen wie „Close Match“ oder „No Match“ richtig zu interpretieren. Bei gelben oder roten Warnungen trägt der Zahler das Risiko, wenn er die Zahlung dennoch freigibt. 
• Bankabhängige Logiken: Jede Bank entwickelt eigene Matching-Algorithmen. Das Ziel ist ein reibungsloser Zahlungsfluss, doch kleine Unterschiede bleiben. Hier helfen zentrale Legal-Tech-Lösungen, um diese Unterschiede im Hintergrund zu managen. 

Blick in die Schweiz: QR-Rechnung als Parallele 

Ab dem 21. November 2025 gelten in der Schweiz neue Standards für die QR-Rechnung. Im QR-Code dürfen nur noch strukturierte Adressangaben (Name, Postleitzahl, Ort, Land) hinterlegt werden. Freitext ist nicht mehr erlaubt. 

Gemeinsamkeiten mit VoP: Beide Regelungen setzen auf Standardisierung und Maschinenlesbarkeit, um Fehler zu vermeiden und Prozesse zu beschleunigen. 

Unterschiede: VoP ist ein aktiver Prüfmechanismus im Moment der Zahlung, die QR-Rechnung hingegen ein Datenstandard im Rechnungswesen. 

International tätige Kanzleien, die sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz tätig sind, müssen beide Vorgaben beachten, um Zahlungsabbrüche oder Compliance-Risiken zu vermeiden. 

Fazit: Standardisierung als Schlüssel für sichere Prozesse 

Der Zahlungsverkehr wird digitaler, sicherer und klarer strukturiert. Zusammen mit der E-Rechnungspflicht entsteht ein Rahmenwerk, das Betrug reduziert, Compliance stärkt und die Basis für automatisierte Workflows legt. Für Kanzleien, Insolvenzverwalter und Rechtsabteilungen heißt das: Wer jetzt in digitale Prozesse investiert, sichert sich langfristig Effizienzgewinne, höhere Sicherheit und geringere Risiken. 

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