Contract Lifecycle Management: So funktioniert es wirklich

Einleitung

Jede Organisation verwaltet Verträge – aber nicht jede Organisation tut dies effizient. Verpasste Verlängerungen, langsame Freigaben, eingeschränkte Transparenz und unklare Zuständigkeiten sind nach wie vor häufig, selbst bei modernen CLM-Tools. Der Unterschied zwischen Teams, die kämpfen, und Teams, die skalieren, liegt nicht in der gekauften Technologie. Er liegt in den Grundlagen, die richtig umgesetzt werden. Im Folgenden zeigen wir, was im CLM wirklich den Unterschied macht und wo viele Bemühungen ins Leere laufen.

Von der Theorie zur Praxis: Was wirklich funktioniert

• StandardisierteTemplates & Clause Libraries
  Ein gut gepflegter Satz an Templates und eine Clause Library helfen dabei, die Vertragserstellung zu standardisieren. Das spart Zeit, da Verträge nicht immer wieder neu erfunden werden müssen, reduziert Fehler und sorgt für Konsistenz im gesamten Unternehmen.
• Klare Genehmigungswege
  Wenn genau bekannt ist, wer wann die Freigabe erteilen muss, lassen sich Engpässe vermeiden und Zeitverluste durch Nachfragen reduzieren. Ein klarer Genehmigungsprozess beschleunigt die Prüfungen und minimiert unnötigen Hin- und Herschicken.
• Zentrale Vertragsablage mit einfacher Suchfunktion c
  Wenn Verträge auf verschiedenen Laufwerken, in Postfächern oder lokalen Ordnern verteilt sind, geht die Kontrolle verloren. Eine zentrale Ablage (in einem CLM oder in einem sicheren gemeinsamen Repository)  stellt sicher, dass jeder genau dann Zugriff auf die benötigten Dokumente hat, wenn er sie braucht.
• Zuverlässiges Obligation Tracking und Fristenmanagement
  Die Überwachung von Vertragsverlängerungen, Compliance-Pflichten, Kündigungsfristen oder vereinbarten Leistungen verhindert kostspielige Fristversäumnisse. Ein systematisches Obligation Tracking hilft, den Überblick zu behalten, Überraschungen zu vermeiden und die Interessen des Unternehmens zu schützen.
• Akkurate Metadaten & strukturierte Daten für Reporting und Prognosen
  Wenn Verträge konsequent mit Metadaten wie Typ, Vertragspartner, Wert, Start- und Enddatum oder wichtigen Klauseln versehen werden, ermöglicht das aussagekräftiges Reporting. So erhalten Sie verwertbare Einblicke, zum Beispiel, wo der größte Wert liegt, wo Risiken konzentriert sind und wie sich Arbeitsaufwand oder Neuverhandlungen prognostizieren lassen.

Diese Grundlagen helfen Legal Teams, die Vertragsdurchlaufzeiten zu verkürzen, Risiken zu minimieren, kostspielige Fehler zu vermeiden – und unterstützen das Unternehmen letztlich deutlich effektiver.

Versteckte Risiken, wenn man sich nur auf CLM verlässt

• Unklare Prozesse, fragmentierte Daten oder inkonsistente Praktiken
  Egal wie ausgefeilt Ihr CLM-Tool ist: Wenn die zugrunde liegenden Prozesse unklar sind oder sich die Beteiligten nicht an einheitliche Regeln halten, entsteht Chaos. Lücken im Prozessdesign oder in der Datenpflege führen zu fehlender Transparenz und vergeudeter Zeit.
• Allein auf Automatisierung oder KI setzen ohne klare Prozesse
  Technologie allein löst keine strukturellen Probleme. Wenn Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, beschleunigt Automatisierung lediglich chaotische Prozesse,  was keinen echten Nutzen bringt.
• Die Bedeutung der Nutzung durch alle Teams unterschätzen
  Ein CLM ist nutzlos, wenn es nicht tatsächlich verwendet wird: Wenn weiterhin außerhalb der Templates gearbeitet, Verträge lokal gespeichert oder Metadaten ignoriert werden. Eine konsequente Nutzung durch Legal, Einkauf, Finance und die Fachbereiche ist entscheidend.

Kurz gesagt: Das Geheimnis eines erfolgreichen CLM liegt nicht darin, dem neuesten Buzzword hinterherzujagen. Entscheidend sind klare Prozesse, saubere Daten und konsequente Nutzung – erst darauf aufbauend sollten die passenden Tools implementiert werden.

Was CLM 2026 bringt: Zentrale Trends

Ein Blick nach vorn zeigt, welche Entwicklungen die Zukunft von CLM prägen und worauf es in den kommenden Jahren wirklich ankommen wird:

• KI‑gestützte Contract Intelligence & Automatisierung
  Generative KI und fortschrittliche Analysen werden zunehmend zum Kern von CLM. Moderne Systeme speichern Verträge nicht nur, sondern unterstützen auf Klausel-Ebene bei Risikobewertungen, automatisierten Reviews, Vertragsextraktionen, intelligenten Alerts und sogar bei Predictive Insights.
• Integrierte CLM-Erlbenisse und nahtlose Anbindung
  Statt eigenständiger CLM-Tools wird 2025/2026 eine tiefere Integration von Vertrags-Workflows in alltägliche Plattformen wie CRM, ERP, Procurement oder HR-Systeme erfolgen. So entstehen, prüfen oder genehmigen Teams Verträge direkt dort, wo sie ohnehin arbeiten – das erhöht die Nutzung und reduziert Reibungsverluste.
• Scalability & cloud‑based, remote‑ready workflows
  Cloudbasierte und SaaS-CLM-Lösungen werden weiterhin an Bedeutung gewinnen, da sie Flexibilität, Remote-Zugriff und Skalierbarkeit bieten, während Unternehmen wachsen oder auf hybride Arbeitsmodelle umstellen.
• Fokus auf Compliance, Risikomanagement & ESG-/Nachhaltigkeitsintegration
  Mit weltweit steigenden regulatorischen Anforderungen sowie ESG- und Compliance-Vorgaben werden CLM-Systeme über die reine Vertragsverwaltung hinaus eine zentrale Rolle übernehmen: Sie unterstützen Compliance, unternehmerische Verantwortung und die Risikoüberwachung über das gesamte Vertragsportfolio hinweg.
• Vom Contract Management zur Contract Intelligence und strategischen Ressource
  Verträge werden zunehmend als strategische Vermögenswerte behandelt – nicht nur als Dokumente, sondern als Quellen für Daten, geschäftliche Erkenntnisse und Prognosen. Mit Metadaten, Analysen und integrierten Systemen wird CLM zu einem zentralen Bestandteil der Unternehmensplanung und nicht zu einem nachträglichen Add-on.

Kurz gesagt: CLM 2026 dreht sich nicht um auffällige Dashboards, sondern um Contract Intelligence, nahtlose Integration, datenbasierte Erkenntnisse und strategische Ausrichtung.

Was CLM in der Praxis wirklich bringt

Es ist einfach: Erfolgreiches CLM baut auf einem soliden Fundament auf. Beginnen Sie mit klaren Prozessen, sauberer Datenpflege und konsequenter Nutzung und ergänzen Sie dann die passenden Tools. Konzentrieren Sie sich auf die Basics: Templates, Ablage, Freigaben, Metadaten und Obligation Tracking. Funktionieren diese zuverlässig, bringen Automatisierung oder KI echten Mehrwert.

Richtig umgesetzt hilft CLM Legal Teams, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Risiken zu kontrollieren, die Geschäftsziele zu unterstützen und sich als strategischer Partner zu positionieren statt als Engpass.

Wenn Sie ein solches Setup selbst testen und herausfinden möchten, was in Ihrem Unternehmen funktioniert, schauen Sie sich Knowliah an: Die Lösung unterstützt genau diese Grundlagen – Transparenz, strukturierte Daten und effiziente Prozesse.

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