Vertragsprüfung 2026: Risiken minimieren und Geschäfte beschleunigen – ohne die Kontrolle zu verlieren

Die Vertragsprüfung gehört zu den zeitaufwendigsten Aufgaben von Inhouse-Legal-Teams und gleichzeitig zu den wichtigsten, um das Unternehmen zu schützen. Jede Klausel, jede Verpflichtung und jede Verhandlung birgt Risiken. Langsame, inkonsistente oder fragmentierte Prüfprozesse können jedoch Deals verzögern und unnötige Risiken erzeugen.

Die Lösung liegt nicht darin, einfach schneller zu arbeiten. Hochleistungsfähige Legal Team setzen auf strukturierte, vorhersehbare und an den Geschäftszielen ausgerichtete Review-Workflows, die Reibung reduzieren und gleichzeitig Kontrolle gewährleisten.

1. Klare Intake-Anforderungen

Legal kann Verträge nur effektiv prüfen, wenn vollständige Informationen vorliegen.
Hochleistungs-Teams nutzen strukturierte Intake-Formulare, die erfassen:

• Vertragstyp
• Gegenpartei
• Verantwortlicher Business Owner
• Kontext des Deals
• Risikofaktoren oder "Red Flags"
• Erforderlicher Zeitrahmen

Ein sauberes Intake verhindert Rückfragen, übersehene Risiken und unnötige Verzögerungen, so starten Reviews von Anfang an auf solidem Fundament.

2. Standardisierte Playbooks für konsistente Entscheidungen

Playbooks bieten sowohl Legal als auch den Fachbereich klare Leitlinien:

• Was ist akzeptabel
• Was muss verhandelt werden
• Wann muss Legal involviert werden
• Was kann vom Fachbereich selbst freigegeben werden

Standardisierte Playbooks reduzieren Eskalationen, beschleunigen Freigaben und sorgen für vorhersehbare Ergebnisse über alle Vertragstypen hinweg.

3. Clause Fallbacks & Preferred Positions

Anstatt jedes Mal von Null zu verhandeln, halten Hochleistungs-Teams bereit:

• Bevorzugte Klauselformulierungen
• Akzeptable Fallback-Positionen
• Klare "Never Accept”-Klauseln

Diese vordefinierten Positionen verkürzen Verhandlungszyklen erheblich und vermeiden wiederkehrende Debatten über Standardklauseln.

4. Definierte Review-Tiers zur Priorisierung der richtigen Arbeit

Nicht alle Verträge bergen dasselbe Risiko. Effektive Legal Teams kategorisieren Verträge in:

• Niedriges Risiko: Standardbedingungen, geringe Auswirkungen
• Mittleres Risiko: Kleinere Abweichungen, moderate Prüfung
• Hohes Risiko: Größere Abweichungen, strategisches Deal

So liegt der Fokus der Rechtsabteilung dort, wo er am wichtigsten ist, Routine-Reviews werden beschleunigt, ohne die Kontrolle zu verlieren.

5. Zentralisierte Templates für Konsistenz

Varianten alter Templates stellen eines der größten versteckten Risiken dar.
Zentralisierte Templates gewährleisten:

• Konsistente Versionen
• Einhaltung interner Richtlinien
• Schnellere Erstellung und Freigaben

Sie bilden die Basis für verlässliche und wiederholbare Vertragsprüfprozesse.

6. Version Control & Nachvollziehbarkeit

Ein verlässlicher Audit-Trail reduziert Risiken und sorgt für interne Abstimmung. Teams müssen wissen:

• Wer hat was geändert
• Wann wurde es geändert
• Warum wurde es geändert
• Wurde es freigegeben

Dieses Maß an Transparenz ist für Compliance 2026 und darüber hinaus entscheidend und unterstützt eine effektive Governance.

Due Wirkung: Schneller, Sicherer, Planbarer

Wenn diese Grundlagen umgesetzt sind, profitieren Rechtsabteilungen von:

• Schnelleren Bearbeitungszeiten
• Weniger Engpässen
• Planbarem Risikomanagement
• Größerem Vertrauen seitens der Fachbereiche
• Kürzeren Verhandlungszyklen

Die Vertragsprüfung wird so vom Engpass zum Business-Beschleuniger.

Der wahre Grund, warum Vertragsprüfungen verzögern

Selten sind es die komplexen Verträge selbst, die für Verzögerungen sorgen. Häufiger entstehen Probleme durch:

• Unklare Erwartungen
• Fehlende Informationen
• Fehlende Struktur
• Inkonsistente Nutzung von Vorlagen
• Keine definierten Riskokategorien
• Prüfprozesse, die auf "tribal knowledge" statt auf dokumentierten Regeln basieren

Mit einer soliden operativen Grundlage gewinnen Legal Teams Kontrolle und Geschwindigkeit – ohne Kompromisse bei der Qualität.

Blick nach vorn auf 2026: Darauf kommt es an

Drei Mega-Trends prägen die Vertragsprüfung in den kommenden Jahren:

1. Risikobasierte Review-Automation

KI wird Risiken vorab bewerten, Abweichungen markieren und Fallback-Klauseln vorschlagen. Der eigentliche Nutzen: Anwälte können sich auf besonders risikobehaftete Fälle konzentrieren.

2. Tiefere Integration mit Geschäftssystemen

Review-Prozesse laufen nicht mehr isoliert in separaten Tools. Teams starten und überwachen Prüfungen direkt in CRM-, ERP-, Beschaffungs- oder Vertriebsplattformen.

3. Predictive Analytics für das Vertragsrisikomanagement

Rechtsabteilungen nutzen Analysen, um vorherzusagen:

• Welche Deals am längsten dauern
• Welche Klauseln zu Verhandlungen führen
• Wo sich Risiken im Portfolio häufen

Das Ergebnis: Vertragsprüfungen werden zunehmend proaktiv, statt nur reaktiv zu agieren.

Auf den Punkt gebracht

Effiziente Vertragsprüfung beginnt nicht mit AI, Automatisierung oder neuer Software.
Sie beginnt mit klaren Prozessen, Daten-Disziplin und konsequenter Nutzung durch Legal- und Business-Teams. Erst wenn diese Grundlagen stehen, wird Technologie zum Multiplikator: Sie reduziert administrativen Aufwand, erhöht die Transparenz und ermöglicht schnellere sowie fundiertere Entscheidungen.

Wenn sie moderne Workflows für die Vertragsprüfung in der Praxis erleben möchten, bietet Knowliah die ideale operative Grundlage. Mit Legal Twin® Contract Insights erhalten Legal Team eine strukturierte Übersicht darüber, wie vertragliche Risiken in den einzelnen Deals entstehen. So lassen sich Prüfungen konsistenter durchführen und Verhandlungen fundierter führen.