Der ultimative Guide zur Mandantenakquise 2025

Einleitung: Die Herausforderung der digitalen Mandantenakquise

In einer zunehmend digitalen Welt ist es für Kanzleien unerlässlich, ihre Sichtbarkeit zu erhöhen, Vertrauen online aufzubauen und potenziellen Mandanten einfache Wege zur Kontaktaufnahme zu bieten. Während viele Kanzleien ihre fachliche Kompetenz vor Ort längst etabliert haben, scheitert es häufig an der digitalen Präsenz und der systematischen Mandantengewinnung. Dieser Guide liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur effektiven Mandantenakquise im Jahr 2025 – mit sofort umsetzbaren Maßnahmen, praxisnahen Tipps, Tool-Empfehlungen und konkreten Vorlagen.

1. Kontaktaufnahme optimieren – Der erste Schritt zur Umwandlung von Interessenten zu Mandanten

Warum das Thema Kontaktaufnahme so entscheidend ist?

Viele Kanzleien investieren in schöne Webseiten, SEO und vielleicht sogar Werbung – und wundern sich dann, warum kaum neue Mandanten kommen. In über 60 % der Fälle liegt das Problem jedoch an fehlenden oder veralteten Kontaktmöglichkeiten. 

Die Realität ist: Ein Interessent entscheidet sich in den ersten 5 Sekunden, ob und wie er Kontakt aufnimmt. Gibt es keine direkte Möglichkeit (z. B. Telefonnummer zum Antippen auf Mobilgeräten, WhatsApp-Link oder Online-Buchung), springt der potenzielle Mandant wieder ab – und landet bei der Konkurrenz.

Fazit: Je mehr Kontaktkanäle verfügbar sind, desto höher ist die Conversion-Rate (Umwandlungsrate – also wie viele Website-Besucher tatsächlich zu Mandanten werden). 

1.1 Die wichtigsten Kontaktkanäle auf einen Blick

•  Klickbare Telefonnummer auf Mobilgeräten
•  WhatsApp Business mit automatisierter Begrüßung
•  E-Mail-Adresse gut sichtbar, nicht als Bild
•  Kontaktformular mit Pflichtfeldern für Name, Anliegen, Rückrufzeit
•  Calendly / Koalendar / Microsoft Bookings zur direkten Terminvereinbarung
•  Facebook Messenger / Instagram Chat
•  Fax – für ältere Zielgruppen oft noch relevant

2. Der perfekte Erstkontakt – Wie aus einem Anruf ein Mandat wird

Oftmals geht zwar jemand ans Telefon – aber nicht der oder die Richtige. Ein freundlicher Empfang durch das Sekretariat ist gut, aber nicht ausreichend. Was zählt, ist die zielgerichtete Erfassung des Anliegens und das professionelle Auftreten, schon im ersten Kontakt.

Mandanten berichten immer wieder, dass sie nach dem Erstkontakt keine Rückmeldung mehr erhalten, hingehalten werden oder gar auf ein Callcenter verwiesen werden. Das schreckt ab und zerstört Vertrauen. Gerade kleinere Kanzleien können hier punkten, indem sie eine persönliche, fachlich fundierte Kommunikation sicherstellen.

2.1 Das strukturierte Intake-Script (Vorzimmerhilfe)

Ein standardisiertes Vorgehen hilft dem Empfangsteam enorm:

• Welches Rechtsgebiet betrifft Ihr Anliegen?
• Kurze Fallbeschreibung?
• Beste Rückrufzeit / gewünschter Kommunikationskanal?
• Bestehende Rechtsschutzversicherung?
• Dokumente bereits vorhanden?

Tipp: Dieses Script kann auch digital als PDF oder Formular auf der Website eingebunden werden.

2.2 Sofortmaßnahme: 15-Minuten-Kalenderbuchung einführen

Zahlreiche Studien zeigen: Je weniger Schritte bis zur Terminvereinbarung nötig sind, desto höher ist die Abschlusswahrscheinlichkeit. Tools wie Calendly ermöglichen es, freie Slots für Erstberatungen automatisiert anzubieten – sogar mit optionaler Vorauszahlung.

Tools: Calendly, Koalendar, Microsoft Bookings, SimplyMeet.me

3. Auffindbarkeit über Plattformen & Listings maximieren

Warum Plattformen entscheidend sind?

Ein Großteil der Mandanten sucht nicht direkt nach einer Kanzlei-Website, sondern über Google, anwalt.de oder Vergleichsportale. Diese Plattformen genießen oft mehr SEO-Power (Relevanz bei Google-Suchen) als einzelne Webseiten und bieten ein niedrigschwelliges Vertrauen – ähnlich wie Google Maps für Restaurants.

Wer hier nicht gelistet ist oder schlechte Informationen bzw. Bewertungen vorweist, wird schlichtweg nicht in Betracht gezogen.

3.1 Google My Business (GMB) – Die Basis für lokale Sichtbarkeit

Was ist GMB? Google My Business ist der kostenlose Unternehmenseintrag bei Google, der bei lokalen Suchen (z. B. „Anwalt Familienrecht Hamburg“) prominent auf der rechten Seite bzw. in den Google Maps-Ergebnissen angezeigt wird.

Warum ist das wichtig?

• Sichtbarkeit auf der ersten Seite von Google
• Möglichkeit für Bewertungen und Rezensionen
• Zeigt Öffnungszeiten, Telefonnummer, Leistungen und mehr

Ein optimierter Google My Business (GMB)-Eintrag ist heutzutage unerlässlich für jedes lokale Geschäft. Er erhöht nicht nur Ihre Sichtbarkeit bei Google und in Google Maps, sondern signalisiert potenziellen Kunden auch Seriosität und Kompetenz. Ein vollständiger und aktueller Eintrag trägt maßgeblich dazu bei, Vertrauen aufzubauen und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Folgende Punkte sind entscheidend für einen effektiven GMB-Eintrag:

• Vollständigkeit der Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Geschäftsdaten korrekt und vollständig eingetragen sind. Dazu gehören der genaue Firmenname, die Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten, die Website und eine präzise Kategoriebeschreibung.
• Aussagekräftige Beschreibung: Verfassen Sie eine ansprechende und informative Beschreibung Ihres Unternehmens, die Ihre Alleinstellungsmerkmale hervorhebt und potenzielle Kunden anspricht.
• Hochwertige Fotos und Videos: Laden Sie professionelle und aussagekräftige Bilder hoch, die Ihr Geschäft, Ihre Produkte oder Dienstleistungen sowie Ihr Team zeigen. Dies kann das Interesse der Nutzer wecken und einen besseren Eindruck vermitteln.
• Regelmäßige Aktualisierung: Halten Sie Ihre Informationen stets aktuell. Änderungen bei den Öffnungszeiten, neuen Angeboten oder besonderen Veranstaltungen sollten zeitnah im GMB-Eintrag vermerkt werden.
• Kundenrezensionen und -antworten: Ermutigen Sie zufriedene Kunden, Rezensionen zu hinterlassen, und reagieren Sie zeitnah und professionell auf alle Bewertungen, sowohl positive als auch negative. Dies zeigt Engagement und Kundenorientierung.
• Nutzung von Google Posts: Veröffentlichen Sie regelmäßig Neuigkeiten, Angebote oder Events über die Google Posts-Funktion. Dies hält Ihren Eintrag lebendig und bietet zusätzliche Möglichkeiten, mit Kunden zu interagieren.
• Produkte und Dienstleistungen hervorheben: Nutzen Sie die entsprechenden Bereiche, um Ihre spezifischen Produkte oder Dienstleistungen detailliert darzustellen, falls dies für Ihr Geschäftsmodell relevant ist.

3.2 Weitere Plattformen mit Listing-Möglichkeiten

Neben Google My Business sind folgende Plattformen für Kanzleien empfehlenswert:

• anwalt.de
• advocado.de
• 123recht.de

Diese bieten eigene Rankings, Mandantenanfragen sowie ggf. bezahlte Leads (qualifizierte Interessenten). Wichtig ist: Einmal eingetragen, müssen die Daten gepflegt und aktuell gehalten werden.

Tipp: Bewertungen aktiv einholen – per QR-Code / NFC Tag im Wartezimmer oder automatisierter E-Mail / Whatsapp Nachrichten.

4. Die Website als Akquise-Zentrale

Warum eine moderne Kanzlei-Website entscheidend ist?

Die Website ist das digitale Aushängeschild der Kanzlei. Sie ist oft der zweite Berührungspunkt nach dem ersten Google-Eintrag – und damit entscheidend für den ersten Eindruck. Eine veraltete, unübersichtliche oder mobil schwer bedienbare Website kostet Mandate.

80 % des Kanzlei-Traffics kommt über mobile Endgeräte. Das bedeutet: Ladezeiten, Navigation mit dem Daumen, klickbare Telefonnummern und schnelle Orientierung müssen gewährleistet sein.

Sollten Sie nach der Lektüre der folgenden Punkte feststellen, dass Ihre aktuelle Website den Anforderungen moderner Mandantenakquise im Jahr 2025 nicht genügt oder Sie dringend eine zeitgemäße Online-Präsenz benötigen, finden Sie hier einen vollständigen Leitfaden: Webdesign für Anwälte: Kompakt Guide zur eigenen Webseite

Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt eine eigene Kanzlei-Website erstellen können, die alle relevanten Kriterien erfüllt – inklusive Videoanleitung und praktischer Checkliste für die sofortige Umsetzung.

4.1 Website-Typ: One-Pager vs. Multi-Pager

One-Pager: Ideal für Einzelanwälte oder kleine Kanzleien. Alle Informationen (Fachgebiete, Kontakt, Team) auf einer Seite. Vorteil: Schnell zu lesen, unkompliziert zu pflegen.

Multi-Pager: Empfohlen für größere oder spezialisierte Kanzleien. Ermöglicht gezielte Unterseiten für einzelne Rechtsgebiete, Teamprofile, Referenzen und Blog.

4.2 Technische Mindeststandards

• Mobiloptimierung (Responsive Design)
• Schnelle Ladezeit (<2 Sekunden)
• HTTPS-Verschlüsselung
• DSGVO-konformes Cookie-Management

4.3 Conversion-Elemente auf der Website

• Sichtbarer Call-to-Action (z. B. „Jetzt Beratung buchen“)
• Integration eines Terminbuchungstools
• Kontaktformular mit klarer Erwartungshaltung (z. B. „Antwort innerhalb von 24 h“)

Tools: WordPress + Elementor

5. SEO für Kanzleien: Sichtbarkeit langfristig aufbauen

Warum SEO? (Search Engine Optimization = Suchmaschinenoptimierung)

Google Ads verschwinden, sobald man nicht mehr zahlt. Gute SEO-Arbeit hingegen bleibt. Gerade für wiederkehrende Rechtsfragen („Mietminderung bei Schimmel“) ist ein Blogartikel, der über Monate oder Jahre hinweg gefunden wird, Gold wert.

Suchmaschinenoptimierung bedeutet, Inhalte so zu strukturieren und zu benennen, dass sie bei Google für relevante Suchanfragen erscheinen – und gleichzeitig die Fragen der Zielgruppe wirklich beantworten.

Lesen Sie auch gerne in Tiefe wie SEO für Anwälte im Jahre 2025 funktioniert in unseren Artikel hier: SEO für Anwälte

5.1 Keyword-Strategie verstehen

Transaktionale Keywords: Diese deuten auf konkrete Handlungsabsicht hin („Anwalt Strafrecht Berlin“). Hier lohnt sich eine Landingpage mit klarem Call-to-Action.

Informationale Keywords: Diese deuten auf Recherche- oder Problembewusstsein hin („Was tun bei Eigenbedarfskündigung?“). Hier ist ein Blogartikel ideal.

5.2 SEO-Checkliste für Kanzleien

•  Keyword-Recherche durchführen (Tools: Ubersuggest, AnswerThePublic, Google Suggest)
•  Klare Seitenstruktur anlegen (z. B. /mietrecht /familienrecht /team)
•  Meta-Titel & Beschreibungen (werden in Google angezeigt)
•  Interne Verlinkung zwischen Blog und Leistungen
•  Bilder optimieren (mit ALT-Tags & Dateinamen)
•  Lokale Backlinks aufbauen (z. B. Stadtportale, Branchenverzeichnisse)
•  Google Search Console einrichten und überwachen

5.3 Content-Strategie für Anwälte

Der wichtigste Hebel im SEO ist hochwertiger Content. Ziel ist es, Fragen zu beantworten, bevor sie gestellt werden. Wer pro Monat ein oder zwei fundierte Artikel veröffentlicht, wird mittelfristig Google-Sichtbarkeit aufbauen.

Beispielhafte Themen:

• "Was tun nach einer Kündigung wegen Eigenbedarf?"
• "Welche Kosten übernimmt die Rechtsschutzversicherung im Familienrecht?"
• "Wie lange dauert eine Scheidung ohne Streit?"

Tipp: Am Ende jedes Blogartikels einen klaren CTA (Call-to-Action) platzieren – z. B. "Sprechen Sie mit einem unserer Fachanwälte" oder "Jetzt kostenlose Ersteinschätzung buchen".

6. Google Ads für Kanzleien: Sofort sichtbar sein

Warum Google Ads?

Während SEO langfristig wirkt, liefern Google Ads sofortige Sichtbarkeit. Besonders bei akuten rechtlichen Problemen (z. B. "Hausdurchsuchung Anwalt Berlin") kann eine gut geschaltete Anzeige entscheidend sein. Google Ads funktionieren auf Pay-per-Click-Basis (Zahlung nur bei Klick).

6.1 Setup für lokale Kampagnen

• Standort-Targeting: z. B. 10 km Umkreis um die Kanzlei
• Anruferweiterung: direkter Klick & Call vom Smartphone
• GMB-Verknüpfung: Google My Business in Anzeige integrieren
• Zielseiten: Auf Leistungsseiten oder Buchungsseiten verlinken
• Conversion-Tracking: Messung von Anrufen, Formularen, Buchungen

6.2 Anzeigenstruktur nach Fachgebieten

• Kampagne = Fachgebiet (z. B. Mietrecht)
• Anzeigengruppe = Unterfall (z. B. Eigenbedarf, Mietminderung, Kündigung)
• Anzeige = konkrete Ansprache + Vorteil + CTA

Beispiel-Anzeige:
"Kündigung erhalten? | Jetzt Mietrecht-Experten anrufen | Sofortige Ersteinschätzung sichern"

6.3 Budget & Performance

• Startbudget: ab 10–20 €/Tag pro Kampagne
• CTR (Click-Through-Rate): sollte bei >5 % liegen (Verhältnis Klicks zu Impressionen)
• CPC (Cost per Click): i. d. R. 1–6 € im Kanzleiumfeld

Tipp: Erstmal kleine Budgets, enges Targeting, nach 2 Wochen optimieren. Dauerbrenner-Anzeigen können dann dauerhaft mitlaufen.

7. Organisches Social Media & YouTube: Vertrauen aufbauen

Warum YouTube?

YouTube ist die zweitgrößte Suchmaschine der Welt – und perfekt für Kanzleien, um komplexe Themen einfach zu erklären und persönliche Autorität aufzubauen. Je öfter eine Zielperson ein Gesicht mit Expertise sieht, desto wahrscheinlicher denkt sie bei einem späteren Problem an genau diese Kanzlei.

7.1 Content-Strategie "1 Frage – 1 Antwort"

• Format: Kurze 3–5 Min. Videos, ein konkretes Problem
• Sprache: Laienverständlich, direkt, ohne Juristendeutsch
• Beispiel: „Muss ich meine Wohnung bei Eigenbedarf räumen?“
• CTA im Video: Erstberatung, Link zur Buchung, Blogartikel

7.2 Re-Use: Aus einem Video wird ein ganzer Funnel

• Reels/Shorts für Instagram, TikTok, LinkedIn
• Zitatgrafik aus Videotranskript
• LinkedIn-Post mit Zusammenfassung
• Blogartikel als schriftliche Ergänzung

Tools: Descript (Video-Transkript), CapCut (Kurzvideos), Metricool (Planung & Crossposting)

7.3 Best Practice

Beispiel: WBS-Law YouTube-Kanal – Aufbau von Vertrauen durch informative Videos, Kontinuität, klare Sprache und einfache Gestaltung. Nicht perfekt gefilmt, aber authentisch.

8. CRM & Kanzleiverwaltung: Interessenten sauber verwalten

Warum ein CRM-System wichtig ist?

CRM steht für „Customer Relationship Management“. Auch wenn Mandanten keine klassischen „Kunden“ sind, ist gerade im Kanzleikontext eine konsequente Dokumentation aller Mandantenanfragen, Kommunikationsverläufe und Folgeaufgaben essenziell. Ein leistungsfähiges Kanzlei-CRM sorgt dafür, dass keine Information verloren geht und jeder Kontakt – vom Erstgespräch bis zur Mandatsbeendigung – strukturiert erfasst wird.

Anfragen können einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zugewiesen, Statusänderungen nachvollzogen und Fristen automatisiert überwacht werden. So entsteht Transparenz darüber, wer welchen Fall betreut, welche Rückfragen offen sind und wann eine Nachfassaktion notwendig ist. Zudem schafft ein digitales CRM-System die Basis für individuell an Mandantenbedürfnisse angepasste Kommunikation, systematische Nachverfolgung und messbare Prozessoptimierung – von der Akquise bis zur Mandatsverwaltung.

8.1 Empfehlungen für kleinere Kanzleien / Einzelanwälte

• Advoware: Cloud-basiert, rechtssicher, bewährt im DACH-Raum 
• Winsolvenz: Für größere Strukturen mit Workflows, Zeiterfassung, DMS und Schnittstellen

Tipp: Bereits ab 2–3 Anwälten lohnt sich ein zentrales CRM-System – idealerweise mit Telefonanbindung, Kalenderintegration und Aktenführung

9. Ressourcen & Vorlagen (Downloads, Templates, Tools)

Vorlagen (zum Download)

• Intake-Script für Vorzimmerkräfte (PDF)
• Bewertungseinladungs-Text (Copy-Paste Vorlage)
• Website-Onepager-Layout (Figma/HTML)
• Keyword-Cluster für Kanzleien (Excel)
• Beispiel-Redaktionsplan Blog/YouTube (PDF)
• Google Ads Anzeigenbeispiele (Text-Vorlagen)

Tool-Empfehlungen

• Terminbuchung: Calendly, Koalendar, Microsoft Bookings
• SEO: Ubersuggest, Ahrefs, Google Search Console
• Video: Descript, CapCut, YouTube Studio
• Social Media: Metricool, Buffer, Canva
• CRM: Advoware

10. Fazit & Nächste Schritte – Wachstum mit System

Mandantenakquise 2025 ist keine Frage von Glück, sondern eine Frage von Struktur, Sichtbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit. Wer systematisch Kontaktwege optimiert, auf allen relevanten Kanälen sichtbar ist und digitalen Service ernst nimmt, wird belohnt:

• mit mehr Anfragen
• mit qualifizierteren Mandanten
• mit weniger Verwaltungsaufwand

Nächste Schritte für Ihre Kanzlei

1. Quick-Checkliste durchgehen
2. GMB-Profil überarbeiten
3. Website verbessern
4. Mandantenkontakt professionalisieren
5. stp.one kontaktieren für Umsetzungspartner oder Softwareberatung

stp,one Ihr Digitalisierungspartner

Stellen Sie sich vor, Sie transformieren sämtliche Kanzleiprozesse: schneller, effizienter und mit maximaler Mandantenorientierung – und das bei gleichzeitiger Kostenkontrolle und nachhaltiger Umsatzsteigerung.

Mit Advoware von stp.one profitieren Sie nicht nur von einer etablierten, leistungsstarken Kanzleisoftware, sondern auch von einem innovativen Partnernetzwerk, das Sie im Bereich digitales Kanzleimanagement, optimierte Arbeitsabläufe und Mandantenkommunikation auf ein neues Niveau hebt.

Jetzt kostenloses Beratungsgespräch buchen

Bereit für Wachstum? Dann ist heute der beste Tag, damit zu starten.