E-Rechnungspflicht: Was Kanzleien und Unternehmen wissen und tun müssen

Einleitung

Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Unabhängig von ihrer Größe oder Branche müssen Unternehmen sowohl in Deutschland als auch auf europäischer Ebene in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dabei wird die Papierrechnung schrittweise abgelöst. Die Einführung der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich verändert grundlegende Abläufe in der Buchhaltungs- und Verwaltungsroutine. Für Unternehmen und Kanzleien bedeutet das: Jetzt ist der Zeitpunkt, sich mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und und von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren.

Warum kommt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der "VAT in the Digital Age"-Initiative (ViDA). Ziel ist eine effektivere Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen und langfristig die vollständige Digitalisierung des Rechnungsaustauschs.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass eine PDF-Datei eine E-Rechnung darstellt. Die E-Rechnung muss strukturierte Daten im EN16931-Format enthalten, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD (Version 2.0.1. oder höher). Denn nur so kann sie auch elektronisch verarbeitet und automatisiert geprüft werden. Eine im PDF-Format ausgestellte Rechnung gilt also seit Anfang des Jahres nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern fällt in die Kategorie "sonstige Rechnungen".

Wer ist betroffen von der E-Rechnungspflicht?

Betroffen von der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichte B2B-Rechnungen im Inland ausstellen.

Welche Regelungen gelten für die Übergangszeit?

Seit Januar 2025: alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

2025 - 2026: Papierrechnungen sind gestattet. PDFs dürfen nur noch mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

Bis Ende 2027: Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, sind verpflichtet, im B2B-Bereich ausschließlich E-Rechnungen zu versenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro greift eine Übergangsregelung: Diese dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen - etwa in Papierform oder als PDF - ausstellen.

Ab 2028: Vollständige Pflicht zum Versand und Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich

Was müssen Kanzleien und Unternehmen beachten?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht zum Beginn des Jahres bedeutet für Kanzleien und Unternehmen, dass akuter Handlungsbedarf besteht. Wer jetzt aktiv wird, erfüllt nicht nur die gesetzliche Vorgaben, sondern nutzt auch die Vorteile eines modernen Rechnungswesens . Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es ratsam, zeitnah die folgenden Schritte einzuleiten:

• Überprüfung der eigenen Systeme: Kann meine Kanzleisoftware oder Buchhaltungssoftware strukturierte E-Rechnungen im EN16931-Format erstellen und empfangen?
• Kommunikation: Sind Mandanten und Geschäftspartner bereit, E-Rechnungen zu empfangen?
• IT-Dienstleister einbinden: Müssen bestehende Systeme angepasst oder neue Systeme eingeführt werden?
• Mitarbeitende vorbereiten: Welche Schulungen und interne Abläufe sind notwendig, damit mein Team sicher mit dem neuen Rechnungsprozess umgehen kann?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt Herausforderungen mit sich, eröffnet aber gleichzeitig auch die Möglichkeit, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Es ist wichtig, jetzt die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um später Probleme zu vermeiden. Nutzen Sie die Übergangszeit bis 2027, um ihre Systeme optimal anzupassen und die Digitalisierung ihres Rechnungswesen gezielt voranzutreiben.