Intelligente Verfahrensanlage: Wie KI den Start von Insolvenzverfahren revolutionieren kann

In der Insolvenzverwaltung entscheidet der erste Schritt oft über Tempo und Qualität im gesamten Verfahren. Die Verfahrensanlage ist dabei kein banaler administrativer Akt, sondern legt die Grundlage für alle folgenden Abläufe. Gerade bei hoher Auslastung oder komplexen Verfahren kann hier wertvolle Zeit verloren gehen. Stammdaten, Gläubigerlisten, Aktenstrukturen, Bankverbindungen: Alles muss korrekt und vollständig zusammengetragen werden.

Welche Potenziale bietet KI in diesem Prozess?

Künstliche Intelligenz kann heute schon dort unterstützen, wo es um regelbasierte Entscheidungen, die Verarbeitung standardisierter Dokumente oder die strukturierte Erfassung von Daten geht.

Automatisches Erkennen und Auslesen von Dokumenten

Eingehende Unterlagen wie Anträge, Formulare oder Gläubigerlisten müssen bisher manuell gesichtet, geöffnet und ausgewertet werden. KI kann diesen Schritt übernehmen, indem sie die Dokumente automatisiert liest, analysiert und die relevanten Inhalte wie Aktenzeichen, Schuldnerdaten oder Gläubigerinformationen extrahiert. So werden nicht nur Eingabefehler reduziert, sondern auch große Dokumentenmengen effizienter verarbeitet.

Strukturierte Workflows statt Freitexteingabe

Anstelle von unstrukturierten Freitexteingaben kann ein digitaler Assistent die Anwender durch klar definierte Fragen und Optionen führen. So entsteht ein geführter, nachvollziehbarer Prozess, der sicherstellt, dass keine relevanten Informationen vergessen werden. Gleichzeitig lassen sich häufig benötigte Angaben automatisch vorausfüllen oder intelligent vorschlagen.

Nahtloser Übergang zu Folgeschritten

Ist die Verfahrensanlage einmal korrekt und digital abgeschlossen, wirkt sich das unmittelbar auf nachgelagerte Arbeitsschritte aus. Kontoeröffnungen, Gläubigerbenachrichtigungen oder die Anlage von Forderungen lassen sich mit den strukturiert vorliegenden Daten nicht nur schneller, sondern auch deutlich konsistenter durchführen.

Der Gewinn für Kanzleien

Was bedeutet das für den Kanzleialltag als Insolvenzverwalter? Die Einführung von KI-gestützten Prozessen zur Verfahrensanlage wirkt sich auf mehreren Ebenen positiv aus und verändert nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Qualität und Zufriedenheit im gesamten Arbeitsablauf.

Zunächst reduziert sich der Zeitaufwand erheblich: Wo zuvor manuelle Eingaben in unterschiedlichen Systemen nötig waren, übernimmt die Technologie heute repetitive Aufgaben. Die automatische Erfassung von Schuldner- und Gläubigerinformationen aus digitalen Dokumenten sowie die strukturierte Datenweitergabe sorgen dafür, dass Sachbearbeiter deutlich schneller zum Abschluss der Verfahrensanlage gelangen.

Gleichzeitig steigt die Datenqualität. Automatisierte Prüfmechanismen erkennen Inkonsistenzen, fehlende Angaben oder fehlerhafte Einträge frühzeitig und geben entsprechende Hinweise. Das minimiert nicht nur die Fehlerquote, sondern verhindert auch Verzögerungen in nachgelagerten Prozessen. Gerade in Großverfahren, bei denen hunderte oder gar tausende Datensätze verarbeitet werden müssen, ist dieser Vorteil enorm.

Ein weiterer zentraler Nutzen liegt in der Standardisierung: Durch vorgegebene Workflows und logische Prüfpfade entsteht eine einheitliche Struktur, die Abläufe nachvollziehbar und skalierbar macht. Das erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und steigert die Transparenz im Team.

Zusätzlich eröffnet die Kombination aus Automatisierung und Mensch-KI-Zusammenarbeit neue Perspektiven:

• Bessere Aufgabenverteilung: Sachbearbeiter konzentrieren sich auf anspruchsvolle juristische Prüfungen, während die KI administrative Routineaufgaben übernimmt.
• Höhere Bearbeitungsqualität: Durch weniger Unterbrechungen und klar strukturierte Daten verbessert sich auch die fachliche Tiefe der Prüfung.
• Mehr Mitarbeiterzufriedenheit: Monotone Tätigkeiten werden reduziert, und Fachkräfte erleben ihren Beitrag als wertvoller.

Diese Effekte machen deutlich: Die Investition in KI-gestützte Verfahrensanlage ist nicht nur eine technologische Entscheidung – sie ist ein Hebel für die Zukunftsfähigkeit von Insolvenzkanzleien.

Der nächste Schritt: Legal Twin® IK Verfahrensanlage Plus

stp.one verfolgt seit Jahren das Ziel, Insolvenzkanzleien bei der Digitalisierung ihrer Abläufe zu unterstützen. Zahlreiche spezialisierte Lösungen wurden entwickelt, um einzelne Prozessschritte effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Dazu zählt etwa der Creditor Hub, der die strukturierte Forderungsanmeldung standardisiert und vereinfacht. Mit der Legal Twin® Forderungserfassung können Kanzleien eingehende Forderungsdokumente automatisiert analysieren und direkt weiterverarbeiten. Auch die digitale Gläubigerkommunikation wird mit InsO-Up auf ein neues Level gehoben.

Mit Legal Twin® IK Verfahrensanlage Plus geht stp.one nun den nächsten logischen Schritt und nimmt sich den Ursprung jedes Verfahrens vor: die Anlage. Die neue Lösung richtet sich speziell an die Herausforderungen der Verbraucherinsolvenz und nutzt dabei KI, Prozessassistenten und Systemintegration, um den Einstieg ins Verfahren zu beschleunigen, zu vereinfachen und standardisiert abzusichern. Sie ist der erste Schritt in eine vollständig digital gedachte Verfahrensbearbeitung – und ein starkes Signal an die Branche.

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